本文提出物料规格“六大特性”的描述方法，介绍物料命名规则的设计过程，在物料编码规则的基础上，建立一套便捷、灵活的物料命名规则，应用于多元化业务集团管理企业，有效解决一物多码、一码多物、描述不规范等问题。

 

ERP系统的物料基础数据相当于人的血液，遍及全身，维持各器官组织的相互联系，在人体生命活动中发挥重要的功能。为了唯一标识物料代码，企业制订了物料编码规则，使用编码器进行编码，经过多年应用，很多企业依然存在一物多码、一码多物、描述不规范、规则不灵活等困扰。在编码过程中，强调物料代码的唯一性，忽略物料命名的唯一性，将导致物料基础数据不规范、不完整、不准确，因此建立与物料编码规则相配套的物料命名规则至关重要。下面以某多元化业务集团管理企业为例，介绍如何设计一套适合企业发展的物料命名规则。

 

1、物料命名定义

物料命名是确定唯一标识物料的物料属性组合，并定义物料属性的描述方法。物料属性的组合必须是唯一的，代表一种物料，也就是说，一种物料不能有多个物料属性组合，一个物料属性组合不能代表多种物料。

 

 

2、设计原则

 

企业的多元化业务具有一定的相关性，随着多元化业务的发展，重新制订了物料编码规则，采用“类别（2位）+流水号（6位）”，同时建立了与物料编码规则相配套的物料命名规则，设计原则有：

 

    （1） 唯一性。从命名维度上确定物料关键属性组合，确保唯一，比如：物料名称、规格、图号三者作为一个组合，一个组合内容代表一种物料。

 

    （2） 相关性。基于物料编码规则的类别，细分物料命名的类别。采用大、中、小三类细分规格描述，建立物料编码规则与物料命名规则的关联关系，方便用户使用，增强用户体验。

 

    （3） 统一性。考虑一个组织（集团企业）内不同企业之间的数据交换，一个组织内只能使用一套物料命名规则。

 

    （4） 便捷性。用户能快速查找关注的物料属性组合，快速识别重码；编码管理员可以快速审核物料属性描述的规范性，可以快速调整物料命名规则。在物料编码申请过程，用户无需背熟物料命名规则，即选即用，所见所得。

 

    （5） 灵活性。物料命名规则可以根据物料类别情况灵活新增、变更分类或六大特性，不影响物料编码规则的完整性，不破坏固有物料编码规则。

 

3、物料命名规则的设计

计

3.1 集中归口管理

 

设置一个PDM产品数据帐套，存放全部帐套的物料编码。各分公司、子公司、事业部各设置独立帐套，存放各自使用的物料编码，在自己帐套上提出物料编码申请。归口管理部门在PDM帐套上审核编码申请单，创建编码。如果PDM帐套中已存在的物料编码，申请人员可以直接将PDM的物料代码复制到自己的帐套，无需编码申请。

 

 

3.2 建立物料编码规则配置表

 

制订物料编码规则，采用“类别（2位）+流水号（6位）” 方式，扁平化类别，根据企业实际业务发生的物料，进行归类。例如：金属加工件类的类别代码E0，紧固件类的类别代码M0。

 

3.3 建立物料命名规则配置表

 

    (1) 定义物料规格属性

 

    物料“规格”属性是用于描述物料的关键特性值，比如：型号、材质、长宽高、厚度、长度、颜色等。

 

    (2) 定义物料命名的唯一性

     定义物料名称、物料规格和图号三者一体构成物料唯一的属性组合，每个组合代表一种物料，一个物料代码。

      (3) 分类

     按照物料关键特性值的相关性原则，在物料编码规则的类别基础上建立物料命名规则的细分类，通常划分为大、中、小三类，每个小类都有与众不同的物料关键特性值，即有不同的规格描述。采用大类（2位）、中类（1位）、小类（2位）对每个小类进行编码，保持大类的代码与物料编码规则的分类代码一致。每个物料的名称必须包含小类的名称。

      (4) 六大特性

     每个小类的物料关键特性值的个数不一样，1个至5个不等，同时考虑每个小类中不同物料的特性值可能存在差异性，因此规格属性设定了“六大特性”描述方法，其中每个小类设有一个“其他”特性值，描述差异性的特性值。

    根据小分类规格描述的实际情况，按序按需为每个小分类设定特性值，共同且重要的特性值设置在前面，共同且次要的特性值紧跟在后面，最后的特性值设定为“其他”。“其他”特性值可以自由描述，不约束。规格各特性值之间使用“_”作为连接符合。每个小分类设定规格示例，为物料编码的申请人员和管理人员提供参考。

 

    每个物料的规格必须按对应小分类设定的特性值进行描述，不能颠倒顺序，除“其他”特性值外，每个特性值都必须填写。

 

  六大特性示例1：金属加工件类-承架类-安装架，小分类编码：E0201

   规格示例Q235-A_δ=2.5mm_1000×303×12mm_喷灰色

 

 

六大特性示例2：紧固件类-固定座类-护线套，小分类编码：M0B04

规格示例OSB-10_开孔尺寸φ9.5_线孔φ6.7_NYLON66_黑色

 

3.4 物料编码申请流程及控制

 

 

 

   (1)检查PDM是否有可用代码

    用户申请物料编码前，检查PDM帐套是否有可用的物料代码，如果有，点击“复制”将物料代码复制到自己的帐套上，可以直接使用，无需申请新代码。

 

    (2)“六大特性值”

    用户根据自己选择的类别，系统自动显示对应的六大特性值栏位，无关的特性值不显示，供用户填写。

 

    (3)检查是否重码

    用户填写了特性值后，点击“查询”，列举物料的规格栏位中包含填写特性值内容的物料数据清单，方便用户再次确认是否重码。

 

    (4)名称是否合规

    用户填写物料名称后，执行下一步时，系统自动检查填写的物料名称是否包含了小类名称。

 

    (5)申请单内容是否合规

    编码员按照物料编码规则和物料命名规则，审核用户物料编码申请单的内容是否规范，再次检查是否重码，确保资料的完整性、规范性、准确性。

 

4、物料命名规则的变更

物料命名规则的编制需要花费很多人力和时间，难免出现细分类不恰当的情况，在规则执行期间需要调整。有的企业历史物料基础数据庞大、不规范，在短期内很难全部按规则进行整理，需要分阶段完成，在物料整理过程中，也存在物料命名规则需调整的情况。随着企业的业务发展，现行的物料命名规则不一定能满足新行业、新产品或新物料的分类要求，也需要随时调整。

 

由于物料代码是按照“大类+流水号”创建的，调整物料命名规则中类和小类的规则不影响物料编码规则。

 

物料命名规则变更时，要确保所有帐套的历史物料基础数据的描述按新规则同步变更，保持其属性的描述与物料命名规则一致。

 

5、建立监管与绩效机制建立监管与绩效机制

 

对申请人和编码员制订绩效考核指标，比如：重复编码率、不合规次数、审核时限、规则优化条数等，定期审查申请人和编码员的执行情况。

 

6、结束语

 

物料命名规则是物料编码规则的孪生兄弟，可谓为血液清道夫，清除不规范的数据，创建高品质的物料基础数据。

 

在物料编码规则扁平化分类的基础上，定义了物料属性组合的唯一性，对物料命名规则进行细分类，设定物料规格的六大特性，建立物料命名规则的配置表；利用信息技术，融合规则、控制于一体，实现了物料命名规则即选即用、所见所得，增强了物料命名规则的便捷性和灵活性，解决了一物多码、一码多物、描述不规范问题，满足企业多元化业务发展需要。

 

 

附录：

物料编码的十项基本原则

 

物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其它有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而借着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。

 

物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则：

 

简单性、分类展开性、完整性、单一性、一贯性、可伸缩性、组织性、适应电脑管理、充足性、易记性。下面将依次介绍。

 

1.简单性

 

编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字元号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。

 

物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。

 

2.分类展开性

 

物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进制，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。

 

3.完整性

 

在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。

 

新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。

 

4.单一性

 

物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。

 

5.一贯性

 

物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用别的名字来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。

 

6.伸缩性

 

物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则之后新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。

 

7.组织性

 

物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或数据。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。

 

8.适应电脑管理

 

电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其它符号，如‘#’、‘-’、‘*’等。

 

9.充足性

 

物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别物料编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。

 

10.易记性

 

在不影响上述九项原则之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。